El Blog de Gerard Garcia-Gassull

¿Qué herramientas y procedimientos utiliza un Compliance officer?


El Compliance Officer es el garante del cumplimiento al cual le corresponde el control y la supervisión tanto del programa de prevención como de su correcta ejecución. 

Debe desempeñar sus funciones con independencia de los objetivos empresariales, independientemente del órgano de dirección y principalmente del departamento de marketing, realizando así su función de forma autónoma y con acceso a la información que precise.  Este cargo debe ser ocupado por una persona experta, que sea consciente de la naturaleza y el nivel de dificultad de la actividad del sujeto obligado para el cual presta sus servicios como Compliance Officer, además debe conocer y analizar el nivel de riesgo y las disposiciones legales que regulan su entorno con el fin de adoptar medidas preventivas. 

Para llevar a cabo su función es imprescindible que se destinen los recursos financieros necesarios y que disponga de las herramientas precisas, en definitiva disponer del presupuesto adecuado para el desarrollo de sus funciones. 

En primer lugar, es esencial realizar una revisión exhaustiva de los contratos y del resto de documentación. Observando el mínimo detalle, para determinar a través del análisis del conjunto de documentación la razonabilidad sobre el origen de los fondos y sobre su destino. 

Destaca la herramienta de los registros, se trata de bases de datos dónde se ha introducido información sobre datos como por ejemplo cuentas, clientes o transacciones.

Es imprescindible que el Compliance Officer:

(i) Disponga de un Manual de Normas y Procedimientos de Prevención en el cual se establecen los procesos y controles internos a cumplir. 

(ii) Que informe a la Junta Directiva de alguna actividad sospechosa por parte de los empleados.

(iii) Que mantenga relaciones institucionales con los organismos competentes.

(iv) Que cree un código de ética.

(v) Realice formación tanto a empleados como a la junta directiva. Todo ello, es esencial para que conozcan los riesgos y los errores que pueden cometerse, tratando así de minimizarlos e incluso evitarlos. 

Tener responsables de cumplimiento por áreas y que éstos sean enlaces directo con el compliance officer, es de gran ayuda para el desarrollo eficaz de la prevención penal. Entre otros medios, debe prestar interés a las informaciones marcadas por los entes gubernamentales nacionales e internacionales, medios de comunicación y Colegios Profesionales. 

Además, cabe mencionar la eficacia de los canales de denuncia para los empleados, a través de un medio que asegure su anonimato. Puede ser de gran ayuda disponer de este canal fiable, mediante el cual tanto empleados como personal externo a la Compañía pueda informar sobre posibles conductas indebidas que posteriormente serán analizadas e investigadas por el Compliance officer. 

El contenido de los programas de prevención debe ajustarse a las características de la Compañía, asimismo un buen programa de prevención penal resulta ineficaz si no se dispone de un buen grupo de Compliance.

Como podemos observar la actitud de las compañías ante el compliance tiene que ser de prevención, replanteando las prácticas y procedimientos de estas y otorgando seguridad al órgano directivo debido a un desarrollo y cumplimiento normativo eficaz y eficiente. 

1 comentario:

  1. Interesante artículo.
    Aunque me gustaría aportar un pequeño matiz, desde mi punto de vista.
    El uso del Canal Ético no debería ser anónimo, puesto que también hay que analizar y sancionar el uso indebido del mismo.
    En su lugar, optaría por imponer el deber de confidencialidad a los miembros del comité ético. De este modo, se preservara la identidad del comunicante ante posibles represalias de los incumplidores y se podrá supervisar el debido uso del canal ético.

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